A importância da tecnologia dentro de escritórios contábeis


A contabilidade sofreu grandes mudanças nos últimos anos, principalmente por causa dos avanços tecnológicos no segmento.

Felizmente essas mudanças chegaram para melhorar o dia a dia dos contadores que hoje podem utilizar ferramentas especialmente desenvolvidas para esse setor, facilitando os processos.

Contar com a tecnologia torna a realização das tarefas mais rápida, otimizada, aumentando a produtividade e permitindo que outros aspectos contábeis sejam trabalhados.

Além dessas, existem muitas outras vantagens em investir em tecnologia nos escritórios contábeis.

 

Quais áreas podem ser beneficiadas pela tecnologia?

Praticamente todas as áreas do setor contábil podem se beneficiar com o uso da tecnologia. Muitas rotinas podem ser simplificadas, agilizadas ou até mesmo eliminadas do dia a dia de um escritório contábil.

A folha de pagamento hoje é gerada automaticamente por ferramentas específicas, o cálculo dos impostos pode ser realizado também pelo sistema, as datas de pagamento de compromissos tributários podem ser avisadas com alarmes. Sem falar das notas fiscais que hoje são totalmente eletrônicas, o que facilitou muito a emissão e a sua fiscalização.

 

Maior agilidade para atender as demandas atuais

Hoje em dia as empresas precisam de informações imediatas. O mercado empresarial exige dados precisos para oferecer maior assertividade na tomada de decisões. E o contador tem função importante nessa exigência, já que ele é responsável por suprir o cliente com as informações necessárias para a gestão de seus ativos.

Um dos grandes problemas enfrentados pelos contadores costuma ser a dificuldade de conseguir informações das empresas, já que é preciso contar com um funcionário que registre todos os dados e os transmita para o contador.

Com a correria do dia a dia esse processo pode ser comprometido tanto com atrasos como também com a entrega de informações erradas.

E a tecnologia pode ajudar muito com a integração de sistemas. Um bom exemplo é a utilização de softwares integrados de gestão empresarial e de contabilidade, que ajudam a empresa a organizar os dados e compartilhar tudo corretamente.

O software de gestão empresarial oferece módulos integrados que representam os principais setores da empresa. Ele facilita o registro das informações e garante a segurança e organização dos dados.

Com ele é possível controlar facilmente o estoque, os recebimentos e pagamentos, as emissões de notas fiscais eletrônicas, o fluxo de caixa, os cadastros de clientes e fornecedores, as vendas e toda a vida financeira da empresa.

E quando esse sistema oferece integração com o software utilizado pelo seu escritório de contabilidade, seu contador pode configurar os campos de registro e detalhamentos, para que as informações sejam armazenadas em acordo com as necessidades fiscais, e de forma que ele mesmo possa importar as informações quando necessárias.

Isso elimina o risco de perda de informações, perda de prazos e garante mais tempo para os colaboradores da sua empresa, garantindo agilidade e segurança.

 

Atualização constante e automática sobre as alterações tributárias

A legislação tributária brasileira é uma das mais complexas do mundo. Além das inúmeras leis existentes, as suas alterações constantes tornam mais difícil se manter atualizado.

Essa é uma das vantagens proporcionadas pela tecnologia. Muitos softwares de contabilidade podem ser atualizados automaticamente sobre as alterações tributárias, auxiliando o contador a perceber as mudanças nos tributos.

 

Outras mudanças são mais corriqueiras, mas não menos importantes, e também contribuem para a melhoria nos serviços.

 

A atividade contábil tradicional costumava gerar muito papel, que certamente necessita de muito espaço de armazenamento. Já com o uso das soluções tecnológicas é possível digitalizar documentos e armazenar tudo em nuvem, gerando economia de espaço físico e reduzindo os riscos de perda de documentação.

 

Outro benefício frequente do uso da tecnologia é a redução de burocracia, já que a troca de informações é facilitada com o uso de softwares apropriados. Eles eliminam diversas atividades que consomem muito tempo como reuniões, deslocamentos, busca por arquivos, etc.

 

Na contabilidade a segurança das informações precisa ser levada a sério. Vazamentos de dados podem causar muitos prejuízos e precisam ser evitados.

Com o uso de ferramentas de segurança é criado um sistema de barreiras virtuais como a criptografia, senhas de acesso, e firewalls que garantem o sigilo.

 

Essa é uma das áreas que mais foi beneficiada. Com as ferramentas de comunicação adequadas, o contato com o cliente se tornou mais fácil e rápido, muitas vezes feito pelo celular.

Essa facilidade é um impulsionador para captar mais clientes que estão em busca de atendimento de suas demandas, mas que zelam pela praticidade de suas transações.

Agora você já sabe a importância da tecnologia para a contabilidade. Invista em ferramentas e perceba as vantagens para a sua empresa.

 

Autor convidado


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